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請求書の発行業務

こんにちは。ひかり開業サポートです。

本日は請求書の発行業務についてです。

○請求業務の重要性
 商品の販売やサービスの提供といった事業活動を行い、得意先から売上金額を回収するためには請求書を発行しなければなりません。この請求書を得意先へ届け、取引の内容と相違がないことが確認されると売掛金が入金されます。このように請求業務は、売掛債権の回収に必須であると同時に、もし誤った請求業務を行った場合には得意先との信頼関係が損なわれたり、今後の取引に悪い影響を与えかねませんから、請求業務は重要なものと認識してください。

○入金状況や返品・値引きについて確認する
 請求書を発行する際の確認事項は、前月までに請求した金額の入金状況だけでなく、返品や値引きについても内容を確認することが重要です。この返品や値引きの処理については、経理部門が受け取った資料だけでは把握できない点が少なくないことから、取引先を担当している各営業部門など関係部門への確認を怠らないようにしましょう。返品や値引きについては、売上の減額を意味しますので、社内規定や取引条件に従って正しく処理されていることも確認しておいてください。

○売上金額の確定と請求書の発行
 会社は、サービスの提供や商品を納入した時点で納品書などの伝票を得意先へ届けています。そしてこの伝票控えを集計し、締め日までの期間の売上金額を確定させます。
 前月までの入金状況や返品・値引きの確認と今月の売上金額が確定すれば、請求額を記載した請求書を発行します。今月の請求金額は、「前月までの請求金額」から「今月の入金額」を減額し、返品・値引きを考慮した「今月の売上金額」を加算したものが「今月の請求金額」となります。
 請求書には、次の内容を明記します。くれぐれも間違いのないようにしましょう。

・基本事項:発行日付、発行者名と住所など、相手先の名称と住所など
・前月の締め日後から当月の締め日までの日次取引内容:商品やサービスの内容、単価、数量、金額

 また、請求書には必ず社印を押捺し、会社としての正式に発行したことを証明します。なお、押捺する印鑑は会社の認印でよいでしょう。

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