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会社のルール(規定)を確認する

こんにちは。ひかり開業サポートです。

本日は会社のルールについてです。

○なぜルールが必要なのか
 会社には様々なルールがありますが、なぜこうしたルール、つまり規定が必要なのでしょうか。
スタッフが数人程度の会社であれば、社長自ら全ての事項について判断し解決することも可能ですが、会社の規模が大きくなり組織が複雑になってくると社長の意志が全スタッフに届きにくくなってきます。そこで、社内のルールを規定という形にして、これに従う形でスタッフ一人ひとりの行動基準や判断基準を組織的なものとすることができます。
 法令遵守(コンプライアンス)が重視される現在の経営環境のもとでは、一人のスタッフの誤った行為が会社の経営に重大な影響を及ぼすこともあります。ルールは敬遠されがちですが、一人ひとりがルールを守ることで効率的な業務を行うことができ、取引先を含め、会社に関わるスタッフや家族全員の幸せを守ることができるのです。会社のルールが何を目的として存在しているのかをよく理解することが必要です。

○社内規定の確認
会社の規定は大きく分類すると、「基本規定」、「組織関係規定」、「人事関係規定」、「業務関係規定」の4つに分類することができます。それぞれの役割を確認していきましょう。
(1)基本規定
 「定款」や「取締役会規定」などがあり、会社経営の基本的な事項について定めています。定款には、会社の事業目的や役員の人数・任期、営業年度などが規定されていて、その内容の変更には株主総会の承認が必要になります。取締役会規定には、取締役会の運営や決議方法などが定められています。
(2)組織関係規定
 「職務分掌規定」や「職務権限規定」などがあり、組織や業務とその権限について定められています。職務分掌規定は、各部門が担当する仕事の内容や権限と責任の範囲を簡潔・明確に定めたものです。職務権限規定とは、部課長などの役職ごとにそれぞれの職務範囲と権限について定めています。
(3)人事関係規定
 「就業規則」や「賃金規定」などがあり、スタッフの処遇や服装ルールについて定められています。就業規則とは、働くスタッフが守らなければならない職場の規律や就労するにあたっての労働条件などを定めたもので、労働基準法で常時10人以上のスタッフを使用する使用者(=会社)に作成が義務付けられています。賃金規定とは、給与体系や諸手当の内容について記載されたものです。
(4)業務関係規定
 「経理規定」や「文書管理規程」などがり、業務遂行上の規則や経理・総務に関連する事項が定められています。経理規定とは、会計処理の前提となるルールであり、経理業務における不正やミスの発見と防止、正確な企業情報のタイムリーな収集・分析にあたって必要となるものです。文書管理規程とは、社内外の文書の保存及び管理に関して必要な事項を定めたものです。管理をする必要がある文書としては、株主総会議事録や会計帳簿類、伝票・証憑書類、稟議書などがあります。文書によっては、法律により保存期間が定められているものもありますので、関連法令を把握しておく必要があります。

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